Pourquoi Excel ne suffit plus pour gérer un événement (et que faire à la place)

Organiser un événement, c’est souvent commencer avec ce bon vieux réflexe : ouvrir un fichier Excel. Que ce soit pour gérer la liste des invités, les accréditations ou les hébergements, Excel semble être l’outil simple, rapide et gratuit.
Mais soyons honnêtes : à partir d’un certain moment, Excel devient ton pire ennemi.

Dans cet article, on t’explique pourquoi Excel ne suffit plus pour gérer un événement (même "petit") et surtout, quelles solutions existent pour t’éviter la galère.

Excel et l'événementiel : une fausse bonne idée ?

1. Des fichiers Excel qui se multiplient (et se contredisent)

👉 Pour un événement, tu vas vite te retrouver avec :

• Un fichier pour la liste des participants.
• Un fichier pour les invités VIP.
• Un fichier pour les accréditations.
• Un fichier pour les hébergements.
• Un fichier pour les transports/navettes.
• Un fichier pour les prestataires…

Résultat : des données éclatées partout, des erreurs, et personne n’a jamais la dernière version.
Et quand il faut tout croiser... bon courage.

2. Des erreurs humaines (qui peuvent coûter cher)

• Tu supprimes une ligne sans faire exprès ? 💥
• Tu envoies la mauvaise version à ton équipe ? 💥
• Un participant important oublié de la liste d’accès ? 💥

Conclusion : plus ton événement grossit, plus le risque d’erreur devient important, et ces erreurs peuvent te coûter en image et en stress.

3. Une collaboration impossible quand vous êtes plusieurs

Ton collègue travaille sur une version, toi sur une autre...
→ "Tu peux me renvoyer le fichier ? J’ai pas la bonne version."
→ "Attention, j’ai modifié la colonne C mais pas la colonne D."
→ "Le fichier est en lecture seule, je peux pas le modifier !"

Bref, travailler à plusieurs sur Excel, c’est un cauchemar.

4. Aucune automatisation, tout à la main

Avec Excel, tu dois :

• Gérer les inscriptions manuellement.
• Envoyer les emails d’invitation et de relance un par un.
• Faire les listes d’accréditations à la main.
• Vérifier les paiements, les confirmations, les demandes spécifiques (régimes alimentaires, etc.)...

À chaque étape, tu perds un temps fou, et plus tu avances, plus tu es sous l’eau.

5. Le cauchemar du RGPD (et de la sécurité des données)

⚠️ Quand tu gères des données personnelles (noms, prénoms, emails, informations sensibles...), tu es responsable de leur protection.
Un fichier Excel envoyé par email, partagé sur WhatsApp ou accessible à n’importe qui... ce n’est pas conforme au RGPD et ça peut poser de gros problèmes en cas de fuite.

Quels risques pour ton événement ?

• Des invités mal accrédités.
• Des accès refusés à tort.
• Des oublis de dernière minute.
• Des erreurs d’hébergement ou de transport.
• Une mauvaise expérience pour tes participants.
• Du stress pour toi et ton équipe.

👉 En résumé : tu risques de rater ton événement et de te brûler les ailes (alors que tu voulais que tout soit parfait).

Quelle solution à la place ? Une plateforme dédiée et sur-mesure

Voici ce que tu peux obtenir avec une vraie solution pensée pour toi :

✅ Un seul outil pour tout gérer : inscriptions, accréditations, hébergement, transports, communication.
✅ Accessible à toute ton équipe en temps réel : plus besoin de s’envoyer des fichiers.
✅ Des automatisations qui te font gagner du temps : emails d’invitations, relances, confirmations automatiques.
✅ Des données sécurisées et conformes au RGPD.
✅ Un tableau de bord clair : qui est inscrit ? Qui a payé ? Qui a confirmé sa venue ?
✅ Des QR codes pour les accréditations et check-ins ultra rapides.

Mobee Events : du vrai sur-mesure, pas du "faux personnalisable"

Chez Mobee Events, quand on dit "sur-mesure", ce n’est pas :

• Un logiciel standard où on change la couleur du bouton.
• Une plateforme où tu dois "faire avec" ce qui existe déjà.
• Une solution où "sur-mesure" veut dire "rajouter ton logo et payer plus cher".

🚫 Non, chez nous, sur-mesure ça veut dire autre chose.

✅ Concrètement, qu’est-ce qu’on fait en sur-mesure ?

• On part de tes besoins réels : tu nous dis ce que tu veux gérer (billetterie, accréditations, hébergement, transports, gestion VIP, sécurité, paiements, etc.), et on construit la plateforme autour de ça.
• On développe une solution qui correspond exactement à ton événement : que tu aies 50 invités ou 10 000, avec des accès simples ou multi-niveaux (VIP, staff, presse, partenaires...).
• On connecte ta solution à tes outils : CRM, base de données existante, outils de communication, ERP… Pas besoin de tout refaire.
• On adapte les workflows à ton équipe : comment tu veux gérer les inscriptions ? Qui doit valider ? Comment les relances sont faites ? On te crée un parcours sur-mesure, pas celui imposé par la plateforme.
• On te propose des fonctionnalités uniques si besoin : module de gestion de transport complexe, intégration avec des hôtels partenaires, envoi automatisé de documents personnalisés, etc.

🧠 Pourquoi ça change tout ?

Parce que chaque événement est unique :

• Les besoins d’un congrès professionnel ne sont pas ceux d’un séminaire interne.
• Un événement VIP avec gestion d’accès ultra-sécurisée ne fonctionne pas comme une billetterie grand public.
• Un événement sportif avec contrôle en temps réel des entrées a besoin d’outils spécifiques.

Avec Mobee Events, on s’adapte à toi, pas l’inverse.

Conclusion : Il est temps de passer à la gestion 2.0

Excel t’a rendu service jusque-là. Mais aujourd’hui, il te freine plus qu’il ne t’aide.

Avec une solution comme Mobee Events, tu peux gagner du temps, éviter les erreurs, mieux collaborer avec ton équipe et offrir une expérience impeccable à tes invités.

💬 Envie de voir comment on peut t’aider ? Contacte-nous pour une démo sur-mesure !